Der Außendienst ist für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Vertriebs- und Servicekonzepts. Außendienstmitarbeiter betreuen Kunden, präsentieren Produkte, führen Serviceeinsätze durch und sorgen dafür, dass Marken auch vor Ort optimal vertreten sind. Gleichzeitig ist der Aufbau und die Steuerung eines leistungsfähigen Außendienstes mit erheblichem organisatorischem und personellem Aufwand verbunden.
Eine mögliche Lösung ist, den Außendienst auszulagern. Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister können Unternehmen bestehende Ressourcen entlasten, flexible Strukturen schaffen und ihre Vertriebs- und Serviceaktivitäten professionell steuern.
Was bedeutet Außendienst auslagern?
Beim Outsourcing des Außendienstes übernimmt ein externer Dienstleister bestimmte oder sämtliche Aufgaben, die normalerweise durch eine eigene Außendienstorganisation durchgeführt werden. Dazu können beispielsweise Kundenbesuche, Verkaufsförderung, Merchandising, Wartungs- und Serviceaufträge oder die Betreuung von Point-of-Sale-Standorten gehören.
Je nach Projekt können Unternehmen einzelne Aufgaben vergeben oder komplette Außendienststrukturen an einen spezialisierten Partner übertragen. Dadurch lässt sich das Modell individuell an die eigenen Anforderungen anpassen.
Besonders interessant ist das Außendienst-Outsourcing für Unternehmen, die schnell neue Regionen erschließen, ihre Präsenz am Point of Sale ausbauen oder zusätzliche mobile Teams einsetzen möchten.
Warum den Außendienst outsourcen?
Der Aufbau einer eigenen Außendienstorganisation erfordert qualifizierte Mitarbeiter, geeignete Prozesse, Planungskapazitäten und eine entsprechende technische Infrastruktur. Bei größeren oder international ausgerichteten Projekten steigt dieser Aufwand zusätzlich.
Das Auslagern des Außendienstes kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre internen Ressourcen gezielter einzusetzen. Statt sämtliche operativen Aufgaben selbst zu organisieren, übernimmt ein spezialisierter Partner die Planung, Steuerung und Umsetzung der vereinbarten Leistungen.
Zu den möglichen Vorteilen gehören:
- Entlastung interner Mitarbeiter und Managementstrukturen
- schneller Aufbau zusätzlicher Außendienstkapazitäten
- flexible Skalierung von Teams und Einsätzen
- professionelle Planung und Steuerung mobiler Mitarbeiter
- einheitliche Qualitätsstandards
- digitale Erfassung und Auswertung von Einsatzdaten
- Zugang zu erfahrenen Außendienst- und Field-Service-Teams
Gerade bei zeitlich begrenzten Kampagnen, Produkteinführungen oder umfangreichen Serviceprojekten kann eine flexible externe Struktur besonders relevant sein.
Außendienst auslagern oder selbst aufbauen?
Ob ein Unternehmen den Außendienst selbst aufbauen oder auslagern sollte, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine eigene Organisation kann sinnvoll sein, wenn dauerhaft umfangreiche interne Strukturen benötigt werden. Das Outsourcing bietet dagegen die Möglichkeit, vorhandene Ressourcen flexibel zu ergänzen oder bestimmte Aufgaben vollständig an einen spezialisierten Partner zu übertragen.
Eine wichtige Frage lautet daher nicht nur: „Was kostet ein eigener Außendienst?“, sondern auch: Welche internen Ressourcen werden für Aufbau, Personal, Planung, Administration und Steuerung benötigt?
Beim Vergleich sollten Unternehmen deshalb die Gesamtkosten betrachten. Dazu gehören unter anderem Personalkosten, Recruiting, Schulungen, Reisekosten, Software, Einsatzplanung, Administration und Managementaufwand.
Welche Kosten entstehen beim Outsourcing?
Die Kosten für einen ausgelagerten Außendienst lassen sich nicht pauschal beziffern. Sie hängen unter anderem von der Anzahl der Mitarbeiter, den Einsatzgebieten, der Häufigkeit der Besuche, den benötigten Qualifikationen und dem Umfang der Aufgaben ab.
Auch die Art des Projekts spielt eine Rolle. Ein einzelner Serviceeinsatz unterscheidet sich beispielsweise deutlich von der dauerhaften Betreuung eines bundesweiten Filialnetzes.
Bei der Planung eines Projekts sollten Unternehmen deshalb zunächst genau definieren:
- Welche Aufgaben sollen übernommen werden?
- Wie viele Standorte oder Kunden müssen betreut werden?
- Wie häufig finden Außendiensteinsätze statt?
- In welchen Regionen soll der Service erfolgen?
- Welche Qualifikationen benötigen die eingesetzten Mitarbeiter?
- Welche Ergebnisse und Kennzahlen sollen gemessen werden?
Auf dieser Grundlage kann ein passendes Außendienstkonzept entwickelt werden.
Field Service Management als Erfolgsfaktor
Ein moderner Außendienst benötigt nicht nur qualifizierte Mitarbeiter, sondern auch effiziente Prozesse. Field Service Management unterstützt Unternehmen dabei, mobile Teams zu planen, Einsätze zu koordinieren und Leistungen transparent zu erfassen.
Digitale Workforce-Management-Lösungen ermöglichen beispielsweise die Planung und Steuerung mobiler Ressourcen in Echtzeit. Dadurch können Unternehmen besser nachvollziehen, welche Einsätze geplant sind, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und wo möglicherweise Anpassungen notwendig sind.
Die Service Innovation Group verbindet Außendienst- und Field-Service-Teams mit digitalen Strukturen zur Planung, Steuerung und Bewertung mobiler Ressourcen. Dadurch können Außendienstprojekte flexibel organisiert und effizient umgesetzt werden.
Qualität und Kontrolle beim Außendienst-Outsourcing
Ein häufiger Aspekt beim Outsourcing ist die Frage nach der Qualität. Unternehmen möchten sicherstellen, dass externe Mitarbeiter die Marke professionell vertreten und vereinbarte Prozesse zuverlässig umsetzen.
Deshalb sollten bereits vor Projektbeginn klare Qualitätsstandards und Leistungskennzahlen definiert werden. Dazu können beispielsweise Besuchsquoten, Durchführungszeiten, Dokumentationsqualität, Verkaufszahlen oder Ergebnisse von Audits gehören.
Digitale Datenerfassung ermöglicht es zudem, Informationen aus den einzelnen Einsätzen zentral auszuwerten. So entsteht eine bessere Grundlage für die kontinuierliche Optimierung des Außendienstes.
Für wen lohnt sich Außendienst-Outsourcing?
Das Outsourcing kann für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen interessant sein. Besonders relevant ist es für Unternehmen, die ihre Präsenz am Point of Sale ausbauen, neue Vertriebsstrukturen aufbauen oder zusätzliche Servicekapazitäten benötigen.
Auch bei Produkteinführungen, Verkaufsförderungsmaßnahmen, Merchandising-Projekten, Wartungsaufträgen oder internationalen Roll-outs können externe Außendienststrukturen eingesetzt werden.
Die Service Innovation Group bietet unter anderem die Übernahme bestehender oder den Aufbau neuer Vertriebsstrukturen, Sales Force, Sales Merchandising sowie Wartungs- und Serviceleistungen an. Das Portfolio umfasst außerdem POS-Optimierung, IoT Services sowie Mystery Shopping, Umfragen und Audits.
Erfolgsfaktoren beim Outsourcing des Außendienstes
Damit ein ausgelagerter Außendienst erfolgreich funktioniert, sollten Unternehmen auf eine klare Projektstruktur achten. Dazu gehören definierte Ziele, eindeutige Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikation und messbare KPIs.
Ebenso wichtig ist die richtige Kombination aus Menschen, Prozessen und Technologie. Ein professioneller Außendienst-Dienstleister sollte nicht nur Mitarbeiter bereitstellen, sondern auch in der Lage sein, komplexe Projekte zu planen, zu steuern und kontinuierlich zu optimieren.
So wird aus dem reinen Outsourcing einzelner Aufgaben eine strategische Unterstützung für Vertrieb und Service.
Außendienst professionell auslagern
Wer seinen Außendienst auslagern möchte, sollte einen Partner wählen, der sowohl über praktische Field-Service-Erfahrung als auch über geeignete digitale Strukturen verfügt. Entscheidend ist dabei die Fähigkeit, Projekte flexibel zu skalieren und gleichzeitig ein einheitliches Servicelevel sicherzustellen.
Die Service Innovation Group unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von Außendienst-, Vertriebs- und Serviceprojekten und übernimmt je nach Bedarf auch komplette Außendienststrukturen. Mit erfahrenen Teams und digital unterstütztem Workforce Management lassen sich mobile Ressourcen effizient planen, steuern und auswerten.
Sie möchten Ihren Außendienst auslagern oder bestehende Vertriebs- und Serviceprozesse effizienter gestalten? Kontaktieren Sie die Service Innovation Group und besprechen Sie Ihr Projekt mit unseren Experten. Gemeinsam entwickeln wir eine passende Lösung für Ihre Anforderungen.
